1. Справочно-информационные документы

1.1. Понятие и состав справочно-информационных документов

Справочно-информационные документы содержат определенные сведения для принятия решений, позволяющие выбрать тот либо иной способ действия.

Документы этой группы можно подразделить на три подгруппы:

-                   протокольные документы;

-                   служебные письма, телеграммы, телефонограммы;

-                   докладные и объяснительные записки, справки, удостоверения, расписки, акты.

Протокольные документы. В нашей стране сотни тысяч коллегиальных органов, поэтому особое внимание придается документационному обслуживанию их деятельности. Основной формой деятельности коллегиального органа является заседание.

При подготовке и проведении заседания создается ряд промежуточных документов:

-                   план работы;

-                   повестка дня;

-                   справки;

-                   проект решения;

-                   протокол и т. д.[1]

План работы организации – это составленный по определенной форме документ, в котором планируется оперативная работа организации, повторяющаяся периодически или выполняемая в разовом порядке в определенный отрезок времени.

План работы имеет типовую форму, которая пригодна для планирования работы отдельных структурных подразделений, групп и лиц.

При составлении плана особое внимание надо обращать на формулировку вопроса, из которого уже видно, актуален вопрос или нет, срочный или его можно рассмотреть несколько позже. К определению даты рассмотрения вопроса надо также подходить творчески, потому что ни поспешное, ни запоздалое решение не достигают цели.

Лица, назначенные ответственными за подготовку конкретного вопроса, должны своевременно оформить проект решения, справки, составить список приглашенных на заседание. По каждому вопросу заседания заранее определяется докладчик, что отражается в плане работы.

Желательно, чтобы каждый коллегиальный орган заседал в «свой» день, например, четверг или каждую третью пятницу месяца.

Форма планов – табличная и содержит реквизиты:

-                   гриф утверждения документа должностным лицом, его инициалы и фамилия (пишутся в правом верхнем углу первой страницы);

-                   наименование вида документа (план работы);

-                   указание периода, на который составляется план (месяц, квартал, год);

-                   наименование структурного подразделения.

Далее в форме таблицы:

-                   номер записи по порядку;

-                   содержание работы;

-                   фамилия исполнителя;

-                   срок исполнения;